DVR – das österreichische Datenverarbeitungsregister

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Gemäß den Bestimmungen des Datenschutzgesetzes (Bundesgesetzes über den Schutz personenbezogener Daten – DSG2000) unterliegen sogenannte Datenanwendungen der gesetzlichen Meldepflicht. Für private Unternehmen, aber auch Vereine und NGOs bedeutet dies, dass sie ihre Datenanwendungen dem Datenverarbeitungsregister anzeigen müssen.
 
Meldepflichtig ist eine Datenanwendung dann, wenn "zur Erreichung eines bestimmten Zwecks" personenbezogene Daten zur Gänze oder teilweise automationsunterstützt geordnet bzw. verarbeitet werden. In Sonderfällen können auch manuell geführte Dateien meldepflichtig sein, etwa wenn es sich um Gesundheitsdateien handelt.
 
Für die Meldepflicht sind der Zweck (z.B. Schulungswesen im Rahmen der Personalverwaltung, Versicherungsvermittlung), die Betroffenen (z.B. Mitarbeiter oder Kunden), die Art der verarbeiteten Daten (z.B. Anschrift, Geburtsdatum) und die Übermittlungsempfänger (z.B. Banken, Vertragspartner) der Datenanwendung relevant. Nachträgliche Änderungen verpflichten zu einer entsprechenden Änderungsmeldung.
 
Bei Nicht-Einhaltung der Meldepflicht kann die Datenschutzkommission tätig werden und in letzter Konsequenz die Datenanwendung gemäß §22a des DSG 2000 untersagen.
 
Bestimmte Anwendungen sind allerdings gemäß § 17 Abs. 2 des DSG 2000 von der Meldepflicht ausgenommen. Dies betrifft insbesondere Datenanwendungen, die ausschließlich veröffentlichte Daten enthalten (z.B: Grundbuch, Firmenbuch) und Datenanwendungen, die von natürlichen Personen für ausschließlich private Zwecke betrieben werden. Die Ausnahme gilt auch für sogenannte "Standardanwendungen". Hierunter fallen alle per Verordnung (StMV 2004) festgelegten Datenanwendungen – etwa Rechnungswesen und Logistik, Personalverwaltung für privatrechtliche Dienstverhältnisse, Patientenverwaltung und Honorarabrechnung oder Kundenbetreuung und Marketing für eigene Zwecke – sofern nur die in der Verordnung genau definierten Daten für einen genau definierten Zweck verarbeitet werden. Eine Ausnahme von der Meldepflicht gilt unter bestimmten Bedingungen auch für die Überwachung von Räumen und Anlagen per Video.
 
Nach erfolgreicher Meldung wird dem "Auftraggeber" der Datenanwendung eine Registernummer (DVR-Nummer) zugewiesen. Die vom Datenverarbeitungsregister (DVR) vergebene siebenstellige DVR-Nummer muss auf allen Schreiben an "Betroffene" angeführt werden. Am sichersten ist es, die DVR-Nummer in die Kopf- oder Fußzeile von Briefpapieren und anderen Drucksorten zu integrieren sowie im Impressum von Webseiten und eventuellen Druckwerken anzuführen.
 
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